Осмотр вагонов в техническом состоянии осуществляется работниками вагонного хозяйства. Осмотр вагонов можно производить только после отцепки локомотива и ограждения данного пути. Так исключается любое движение вагонов во время осмотра, которое может повлечь за собой травмирование работника. Дежурный по станции оповещает осмотрщиков вагонов о предъявлении составов к осмотру. Дежурный записывает в книгу ВУ–14 время предъявления к осмотру и путь, на котором находится состав. Он же устанавливает очередность обработки составов, если их в парке два и более. Старший осмотрщик или мастер, получив сообщение о поступлении вагона на осмотр, дает указания о порядке осмотра, ограждения и, если необходимо, ремонта состава бригаде. Руководитель смены вместе с вагонным оператором следит за соблюдением норм времени, положенного на обработку состава, и при необходимости перераспределяет рабочую силу для своевременного выполнения работ. После получения сообщения от осмотрщиков вагонов об окончании осмотра, вагонный мастер или старший осмотрщик извещает дежурного по станции, о готовности состава. После чего расписывается в книге ВУ–14.

Контроль за состоянием вагонов начинается в момент проверки вагона приемосдатчиком после выполнения грузовых операций. Далее при уборке вагонов с грузовых фронтов и добавлением вагона в состав на приемоотправочном пути за его состоянием должен следить составитель поездов. Контрольная проверка осуществляется в момент проведения технического и коммерческого осмотра при подготовке поезда к отправлению. Коммерческий осмотр производят приемосдатчики (приемщики поездов), а технический – работниками вагонного депо (осмотрщики вагонов).

Например, вагоны с неравномерной осадкой рессор не могут быть поставлены в поезд, потому что неравномерная осадка рессор является причиной перекоса кузова вагона, вследствие чего, в особенности при движении, кузов может выйти за пределы габарита и задеть за какое-либо путевое устройство или за подвижной состав, находящийся на соседнем пути; кроме того, при неравномерной осадке рессор перегруженная рессора в пути может сломаться и вызвать аварию поезда. При следовании таких вагонов по крутым кривым может произойти сход вагонов с рельсов и, наконец, неравномерная нагрузка может быть причиной нагревания букс.

Порядок отправления вагонов–платформ, транспортеров и полувагонов с негабаритными грузами определяется Инструкцией по перевозке негабаритных и тяжеловесных грузов на железных дорогах государств — участников СНГ, Латвийской республики, Литовской республики, Эстонской республики, утвержденная на тридцатом заседании Совета по железнодорожному транспорту государств — участников Содружества 19 октября 2001 г. №ДЧ-1835 с изменениями и дополнениями, принятыми на 44 заседании Совета по железнодорожному транспорту 13 октября 2006 г.